Электронная подпись для сотрудника — это цифровой аналог личной рукописной подписи сотрудника, которая выдаётся уполномоченному сотруднику организации для подписания документов. Применение машиночитаемой доверенности (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации с 1 сентября 2023 года — обязательно.
Уполномоченный сотрудник — это работник конкретной организации или индивидуального предпринимателя, который наделён правом подписывать юридически значимые документы от имени компании (своего работодателя). Юридически значимое право подписи предоставляет индивидуальный предприниматель или руководитель юридического лица путём издания соответствующего приказа (распоряжения) по личному составу, либо же путем выдачи нотариальной доверенности или же машиночитаемой доверенности.
Как получить сертификат электронной подписи для сотрудника
Для подписания юридически значимых документов от имени организации необходимо обратиться в аккредитованный Минцифрой удостоверяющий центр, где работнику необходимо получить квалифицированную электронная подпись (КЭП физического лица) и машиночитаемая доверенность (МЧД). После получения ЭЦП и МЧД сотрудник может подписывать документы от лица компании своей электронной подписью ФЛ и подтверждать свои полномочия на подписание машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Любой руководитель должен понимать, какие риски он несет за передачу своей КЭП третьему лицу — в случае доследственной проверки или судебного разбирательства он директор, вряд ли сможет доказать, что документ, подписанный его электронной подписью ЭЦП им лично не подписывался. Именно поэтому логично наделить сотрудника соответствующими полномочиями и выписать на него МЧД. И тогда ответственность за подписанные документы ляжет уже на полномочного сотрудника, а не на руководителя.
К уполномоченному сотруднику можно отнести главного бухгалтера, юриста, кадровика, тендерного специалиста по госзакупкам и т.п. Фактически всех сотрудников, кто непосредственно связан с электронным документооборотом или постоянно работает с различными информационными системами (ЕИС «Закупки», ЕСИА, ГАС «Правосудие», «Мой Арбитр», «Честный знак» и т.д.). Именно занимаемая должность и должностные функции — определяющий фактор того, нужно ли получать электронную подпись для сотрудника.
Электронная квалифицированная подпись сотрудника и машиночитаемая доверенность от руководителя компании записываются на защищенный USB-токен. Передавать его в пользование третьим лицам — крайне не рекомендуется.
Правила получения ЭП уполномоченными сотрудниками регулируются Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».