Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя.
Возможность создания и использования МЧД предусмотрена статьями 17.2, 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Согласно нормам федерального закона в случае, если от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя действует его представитель (физическое лицо, индивидуальный предприниматель или иное юридическое лицо), уполномоченный действовать от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя на основании доверенности, выданной юридическим лицом или индивидуального предпринимателя в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации, электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью такого представителя юридического лица. Одновременно представляется доверенность от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя. Данная доверенность, выданная в электронной форме от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя, должна быть подписана квалифицированной электронной подписью.
По содержанию машиночитаемые доверенности (МЧД) бывают трех видов:
- На одно физлицо;
- На несколько человек;
- С передоверием.
Машиночитаемая доверенность с передоверием — это электронная МЧД, в которой указано, что физическое лицо, получившее такую доверенность, имеет право поручить эти же действия другому гражданину. Для этого потребуется выпуск еще одной МЧД. При совершении юридически значимых действий требуется приложить обе доверенности.
Внесение изменений в уже существующую машиночитаемую доверенность не возможно — необходимо будет выпускать новую МЧД и если нужно, отзывать старую.
К МЧД предъявляется ряд требований, утвержденных Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи».
Доверенность создается в электронной форме в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в формате XMLDSIG или в соответствии с Форматом электронной подписи, обязательным для реализации всеми средствами электронной подписи, утвержденным приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 14.09.2020 № 472 «Об утверждении Формата электронной подписи, обязательного для реализации всеми средствами электронной подписи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации от 29 октября 2020 г., регистрационный № 60631).
Машиночитаемая доверенность (МЧД) должна содержать:
- Наименование документа;
- Сведения о доверителе для физического лица/индивидуального предпринимателя: фамилию, имя, отчество (при наличии), страховой номер индивидуального лицевого счета, идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя для физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем;
- Сведения о доверителе для российского юридического лица: наименование, адрес юридического лица в пределах места нахождения, идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер, код причины постановки на учет и сведения о лице, действующем от имени юридического лица без доверенности (включая фамилию, имя, отчество (при наличии), страховой номер индивидуального лицевого счета);
- Сведения о доверителе для иностранного юридического лица (организации): наименование, адрес юридического лица на территории государства, в котором оно зарегистрировано, а также идентификационный номер налогоплательщика (при наличии), регистрационный номер – для иностранной организации (в том числе филиалов, представительств и иных обособленных подразделений иностранной организации) и сведения о лице, действующем от имени иностранного юридического лица без доверенности (включая фамилию, имя, отчество (при наличии);
- Сведения о представителе, включая фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения, серию и номер документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ), страховой номер индивидуального лицевого счета и идентификационный номер налогоплательщика;
- Дату совершения доверенности (в случае создания метки доверенного времени в момент подписания машиночитаемой доверенности датой совершения доверенности считается дата создания метки доверенного времени);
- Срок действия доверенности (при его наличии);
- Перечень полномочий представителя;
- Идентификатор полномочия (идентификаторы полномочий) из классификатора полномочий, предусмотренного в соответствии с частью 2 статьи 17.1 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2019, № 52, ст. 7794);
- При отсутствии идентификаторов полномочий в классификаторе полномочий, указанном в подпункте 9 пункта 2 настоящих Требований, в машиночитаемой доверенности используется иное описание полномочий в виде текста (в соответствующем текстовом поле) и (или) идентификаторов;
- Идентифицирующие сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу ее отмены доверителем;
- Номер доверенности;
- Усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность;
- Возможность передоверия доверенности в соответствии с положениями статьи 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2013, № 19, ст. 2327).
Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223 утверждены организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены указанных в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона «Об электронной подписи» доверенностей».
Все машиночитаемые доверенности могут хранится в различных системах. Все зависит от того, где директор подписал доверенности, куда их будут передавать и как настроена работа в организации.
- В распределенном реестре Федеральной налоговой службы;
- У операторов ЭДО (электронного документооборота);
- Федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и других);
- Аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
- УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
- Головного удостоверяющего центра (ЕСИА);
- В организациях, которых подписывают документы, например, собственная система организации;
- аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существуют).
Отправка и использование доверенностей
Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:
- Отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
- Указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому достаточно отправлять только номер — получатель документа введет номер МЧД и получит все необходимые сведения.
Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:
- Срок действия доверенности;
- Полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
- Электронную подпись директора, которой подписана МЧД.
Требования к МЧД:
Согласно Приказа Минцифры № 857 от 18.08.2021 установлены требования к составу машиночитаемой доверенности. Самые главные из них:
- Доверенность должна быть оформлена в формате XML, причем система ЭДО должна уметь работать с этим форматом и автоматически обрабатывать данные;
- МЧД должна быть подписана только электронной подписью руководителя организации или ИП;
- Система ЭДО, в которой открывается доверенность, должна оставлять за руководителем компании (или ИП) право отозвать электронную доверенность;
- Формат МЧД может быть разный.
За государственными информационными системами закреплено право разрабатывать собственные правила и требования к выдаче и оформлению электронных доверенностей.
Как работать с МЧД: основные положения
- Формирование МЧД
Для регистрации МЧД директор или ИП создает электронную доверенность в информационной системе в XML формате. после этого подписывает эту доверенность своей УКЭП. - Где хранить МЧД?
На текущий момент (январь 2024 года) работает несколько сервисов по работе с МЧД, где можно создавать, подписывать и хранить машиночитаемые доверенности. Наш партнер, Айтиком предлагает свой сервис управления электронными доверенностями — МЧД Айтиком.Доверенности.
Компания Айтиком является оператором узла блокчейн ИФНС, аккредитованным Удостоверяющим центром и оператором электронного документооборота. Сервис позволяет создавать МЧД (в том числе в универсальном формате 003), подписывать их, отменять доверенности, искать необходимую доверенность, проверять срок её действия и статус, загружать архивы. Конкретные полномочия для Вашего представителя можно выбирать как из справочника, так и заполнять вручную. - Как отправлять МЧД?
В настоящий момент существует два основных способа отправки МЧД:
1. Вам необходимо приложить МЧД доверенность вместе с пакетом электронных документов (для этого Вам надо «поднять» её из архива).
2. Вы прикладываете исключительно номер доверенности. Такое возможно, если доверенность была зарегистрирована в ФНС России и ей был присвоен сквозной номер — тогда сведения из МЧД становятся доступны по номеру доверенности. Сам же документ в данном случае прикреплять не надо — получатель может проверить информацию самостоятельно. - Что можно проверить по МЧД?
Получатель электронной доверенности может узнать из неё следующую информацию: содержит информацию кем выдана доверенность, подтвердит полномочия конкретного лица, уполномоченного действовать от имени доверителя, отображает срок действия доверенности и конкретный перечень действий уполномоченного сотрудника, подтверждает подлинность электронной подписи ЭЦП руководителя организации. - Как отозвать МЧД?
Отзыв машиночитаемой доверенности, как правило, требуется в некоторых случаях, например, если сотрудник уволился или если изменились его полномочия (например, в связи с переводом в другой отдел или подразделение). Руководитель организации отзывает машиночитаемую доверенность, направляя соответствующее подписанное заявление в информационную систему, которая хранит его МЧД. Форма заявления на отзыв доверенности у каждой ИС своя.