Электронная подпись для HR или кадровика

Электронная подпись ЭЦП значительно упрощает работу HR-специалистов в отделе кадров предприятия.

HR (подбор персонала) - отдел кадров, ответственный за найм сотрудников — HR (подбор персонала) — отдел кадров, ответственный за найм сотрудников

Зачем HR нужна электронная подпись?

Электронная подпись (ЭП) стала важным инструментом для HR-специалистов, позволяя оптимизировать документооборот и взаимодействие с различными организациями. Она необходима для работы с такими структурами, как СФРСФР (Система персонифицированного учета) — это федеральная информационная система, разработанная Пенсионным фондом России (ПФР) и Фонд More и Росстат, а также для обмена документами с коллегами и партнерами.

В соответствии с действующим законодательством, электронные документы, подписанные ЭП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, что делает возможным полный переход на электронный формат делопроизводства.

Какие документы можно подписывать с помощью ЭП?

HR-специалисты могут использовать электронную подпись для оформления следующих документов:

Трудовые договоры и личные карточки работников;
Штатное расписание и графики отпусков;
Положения об оплате труда и расчетные листки;
Положения о персональных данных и согласия на их обработку;
Приказы и правила внутреннего трудового распорядка.

Какие документы переводятся в электронный формат?

Законодательство уже определило порядок перехода некоторых документов в электронный вид:

Электронные трудовые книжки (Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2019);
Электронные листки нетрудоспособности (Федеральный закон № 86-ФЗ от 01.05.2017);
Договоры с дистанционными сотрудниками (статья 312.2 ТК РФ);
Гражданско-правовые договоры (пункт 2 статьи 160 ГК РФ).

ЭП и кадровый электронный документооборот

Наиболее эффективно электронные подписи применяются в компаниях, внедривших кадровый электронный документооборот (КЭДОКЭДО (кадровый электронный документооборот) — это система, позволяющая полностью перевести кадровые процессы компании в электронный ф More). Процесс выглядит так: HR-специалист создает файлы в учетной системе и отправляет их сотрудникам, которые могут подписать их одним кликом с любого устройства — компьютера или смартфона. Статус подписания отслеживается онлайн, что позволяет проверять документы в любое время.

Карточки сотрудников, подлежащие учету в системе КЭДО

КЭДОКЭДО (кадровый электронный документооборот) — это система, позволяющая полностью перевести кадровые процессы компании в электронный ф More подходит для большинства документов, за исключением тех, которые по закону должны вестись только в бумажном виде: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажей по охране труда.

Какой вид электронной подписи подходит для HR?

Выбор типа ЭП зависит от характера документов, которые необходимо подписать.

1. Простая электронная подпись (ПЭП)

Самый доступный, но наименее защищенный вид;
Подходит для внутренних документов: графиков работы, служебных записок, табелей учета рабочего времени;
Может использоваться для авторизации в системах через логин и пароль или подтверждения банковских операций через SMS.

2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Более защищенный вариант, который подтверждает личность подписавшего и факт внесения изменений в документ;
Однако НЭПУсиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это разновидность электронной подписи, которая обеспечивает более высокий у More недостаточно для подписания договоров с удаленными сотрудниками или отправки отчетности в госорганы.

3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Самая надежная форма, полностью заменяющая собственноручную подпись;
Оформляется только в аккредитованных удостоверяющих центрах;
Позволяет заключать трудовые договоры с удаленными работниками, подписывать документы о материальной ответственности и отправлять отчетность в СФРСФР (Система персонифицированного учета) — это федеральная информационная система, разработанная Пенсионным фондом России (ПФР) и Фонд More и Росстат.

Как получить ЭП для HR-специалиста?

Сертификат КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More можно оформить в Удостоверяющем центре Контура. Для этого потребуются паспорт, ИНН и СНИЛС. Процесс включает следующие шаги:

Заполните заявку на нашем сайте;
Оплатите счет;
Загрузите необходимые документы в личный кабинет;
Посетите сервисный центр для удостоверения личности.

После проверки данных вам выдадут сертификат. Стоимость КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More начинается от 1 500 рублей. Настройку компьютера и круглосуточную поддержку можно оплатить дополнительно.

Кратко об электронной подписи для HR

Электронная подпись помогает HR-специалистам ускорить документооборот, сократить объем бумажной работы и упростить взаимодействие с сотрудниками и государственными органами.

Для заключения трудовых договоров с удаленными сотрудниками и отправки отчетности в СФРСФР (Система персонифицированного учета) — это федеральная информационная система, разработанная Пенсионным фондом России (ПФР) и Фонд More и Росстат требуется квалифицированная электронная подпись (КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More), которая полностью заменяет собственноручную подпись и обеспечивает документам юридическую силу.