Ростикс подключает к Контур.КЭДО своих работников

Сеть ресторанов быстрого питания «Ростикс» успешно завершила масштабный проект по цифровизации кадрового документооборота: за один год к системе Контур.КЭДО было подключено более 2 000 сотрудников из самых разных регионов России — от Москвы до Дальнего Востока.

Благодаря этому решению компания полностью отказалась от бумажных кадровых документов, значительно ускорила процессы оформления персонала и снизила нагрузку на кадровую службу.

Вызовы роста и удалённой работы

Структура «Ростикса» включает не только сеть ресторанов, но и собственную ИТ-компанию, а также благотворительный фонд. Активное расширение географии бизнеса и массовый переход части сотрудников на удалённый формат работы в 2020 году обострили давнюю проблему — работу с бумажной кадровой документацией.

Особенно остро это ощущалось в условиях высокой текучести персонала: каждый приём на работу, перевод или увольнение сопровождались оформлением пакета документов, которые нужно было физически подписать, зарегистрировать и хранить. С ростом сети до десятков городов и регионов логистика бумажного документооборота превратилась в серьёзное административное бремя.

Решение, проверенное на практике

Опыт взаимодействия с сервисом «Диадок» — платформой для электронного документооборота с контрагентами — подсказал логичный путь: перенести и кадровую работу в цифровое пространство. Компания выбрала «Контур.КЭДО» — специализированный сервис для оформления трудовых документов в электронном виде с юридической силой.

На полное внедрение ушло около года. Первые два месяца были посвящены организационной подготовке: сбору согласий от сотрудников на переход на ЭДОЭлектронный документооборот (ЭДО) — это автоматизированная система управления документами, которая позволяет создавать, обрабатывать, More и выпуску квалифицированных электронных подписей (КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More). Кадровые специалисты проводили разъяснительные встречи, рассказывая о выгодах нового формата — как для компании, так и для самих работников. Проект позиционировался не просто как техническое обновление, а как проявление заботы о персонале и часть корпоративной культуры.

Сигнал от государства

Решающим толчком к запуску инициативы стало утверждение государством новых правил работы с электронными подписями через Госуслуги.

Как отметила Марина Фролова, руководитель отдела кадрового администрирования компании «Юнирест» (управляющая структура бренда «Ростикс»):

«Когда государство легализовало использование КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More через Госуслуги, это стало чётким сигналом: пора переходить на цифру. Бизнес к этому уже был готов. А если в «Контур.КЭДО» есть возможность мгновенно проверять паспортные данные сотрудника через «Госуслуги» — почему бы этим не воспользоваться? Это и удобно, и безопасно».

Ощутимые результаты уже через 90 дней

Эффект от внедрения проявился стремительно. Уже через три месяца кадровые специалисты признали, что новая система работает эффективнее ожиданий.

Ключевые достижения:

• Исчезли очереди сотрудников в кадровый отдел — больше не нужно приезжать в офис для подписания приказов или договоров;
• Руководители и сотрудники оформляют документы дистанционно — из любого региона и в любое время;
• Кадровики высвободили значительную часть времени, ранее уходившую на рутинные операции, и смогли сосредоточиться на стратегических задачах — подборе, адаптации и удержании персонала;
• Компания полностью отказалась от бумажных архивов, сократив расходы на их хранение и снизив риски потери или повреждения документов.

Кроме того, проект повысил статус кадровой службы внутри компании: она перестала восприниматься как «бумажный» департамент и продемонстрировала свою инновационность, технологичность и вклад в операционную эффективность.

Таким образом, переход на электронный кадровый документооборот стал не просто инструментом оптимизации, а стратегическим шагом, позволившим «Ростиксу» масштабироваться гибко, быстро и в полном соответствии с современными требованиями цифровой экономики.