КЭДО

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это система, позволяющая полностью перевести кадровые процессы компании в электронный формат. Она охватывает создание, подписание, хранение и обмен документами между работодателем и сотрудниками без использования бумажных носителей.

Кадровый электронный документооборот КЭДО
Кадровый электронный документооборот КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) регулируется положениями статей 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации.

Обязательное применение КЭДО распространяется на работников, заключивших трудовой договор после 31 декабря 2021 года. Для остальных сотрудников переход на электронный документооборот возможен только при наличии их письменного согласия.

Работодатель несёт полную ответственность за организацию КЭДО, включая все расходы, связанные с внедрением, эксплуатацией и техническим сопровождением системы. Сюда относится и выпуск квалифицированных сертификатов электронных подписей для сотрудников.

Обмен документами между работодателем и работником осуществляется через выбранную работодателем информационную систему КЭДО. Если используется облачное решение, поставщика такой системы принято называть провайдером КЭДО. Именно он предоставляет доступ к сервису на условиях подписки или иного договора.

Система КЭДО представляет собой информационную платформу, предназначенную для формирования, подписания, использования и хранения кадровых документов в электронной форме. Взаимодействовать с системой могут работодатель, действующие работники и лица, заключающие трудовой договор.

КЭДО объединяет все HR-документы и связанные с ними процессы, переводя их из бумажного формата в цифровой. Это позволяет сторонам взаимодействовать удалённо и оперативно, используя электронную подпись (КЭП) для заверения документов, что придаёт им юридическую силу.

Преимущества КЭДО

  1. Ускорение процессов:
  • Документы создаются и подписываются в режиме реального времени;
  • Упрощается взаимодействие с удаленными сотрудниками.
  1. Снижение затрат:
  • Минимизация расходов на бумагу, печать и архивное хранение;
  • Оптимизация рабочего времени HR-специалистов.
  1. Юридическая защита:
  • Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
  1. Прозрачность и контроль:
  • Статус каждого документа отслеживается онлайн;
  • История изменений сохраняется, что снижает риск ошибок или споров.
  1. Экологичность:
  • Переход на электронный формат способствует снижению использования бумаги, что положительно влияет на экологию.

Какие документы можно перевести в КЭДО?

КЭДО поддерживает работу с широким спектром документов, включая:

  • Трудовые договоры;
  • Личные карточки работников;
  • Штатное расписание;
  • Графики отпусков;
  • Положения об оплате труда и расчетные листки;
  • Положения о персональных данных и согласия на их обработку;
  • Приказы и правила внутреннего трудового распорядка.

Исключения: документы, которые нельзя перевести в электронный формат

Некоторые документы по законодательству должны вестись только в бумажном виде:

  • Приказы об увольнении;
  • Акты о несчастных случаях на производстве;
  • Журналы инструктажей по охране труда.

Как работает КЭДО?

  1. Создание документа: HR-специалист формирует документ в учетной системе компании;
  2. Подписание: документ отправляется сотруднику на подписание с помощью электронной подписи (обычно КЭП). Подписание занимает всего несколько минут и доступно с любого устройства (компьютера, смартфона);
  3. Отслеживание статуса: система показывает текущий статус документа: создан, отправлен на подписание, подписан, архивирован;
  4. Хранение: подписанные документы автоматически сохраняются в защищенном хранилище, где доступны для просмотра и проверки в любое время.

Как внедрить КЭДО в компании?

Устаревший метод хранения файлов сотрудников в бумажном виде перед переносом в КЭДО
Устаревший метод хранения файлов сотрудников в бумажном виде перед переносом в КЭДО
  1. Выбор системы: необходимо выбрать надежного провайдера КЭДО, который соответствует требованиям законодательства;
  2. Получение электронных подписей: для работы с КЭДО потребуются квалифицированные электронные подписи (КЭП) для всех участников процесса;
  3. Обучение сотрудников: важно обучить HR-специалистов и других сотрудников работе с новой системой;
  4. Тестирование: провести пробный запуск системы, чтобы выявить возможные сложности;
  5. Полный переход: после успешного тестирования можно перевести все кадровые процессы в электронный формат.

Законодательная база

КЭДО регулируется следующими нормативными актами:

  • Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
  • Трудовой кодекс РФ (статья 312.2 — работа с дистанционными сотрудниками);
  • Федеральный закон № 436-ФЗ (электронные трудовые книжки);
  • Федеральный закон № 86-ФЗ (электронные листки нетрудоспособности).

Основные функции КЭДО

Таким образом, КЭДО (корпоративный электронный документооборот) представляет собой разновидность системы электронного документооборота (СЭД), которая в первую очередь отвечает за внутренний обмен документами внутри организации.

При этом КЭДО может использоваться и во внешних взаимодействиях — например, для создания, подписания и передачи неформализованных документов с самозанятыми лицами, физическими лицами по договорам ГПХ, индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. Сюда относятся, в частности: договоры, акты выполненных работ, счета на оплату.

К основным функциям КЭДО относятся:

1. Обмен кадровыми документами:

КЭДО позволяет формировать, подписывать и направлять документы, создаваемые в рамках кадрового делопроизводства:

  • Приказы о приеме на работу, переводе или увольнении;
  • Распоряжения на отпуск, перенос отпуска;
  • Приказы о премировании;
  • Табели учета рабочего времени;
  • Локальные нормативные акты и другие внутренние документы.

2. Работа с документами от сотрудников

Система поддерживает обработку заявлений и служебных записок, которые создаются непосредственно работниками:

  • Заявления на отпуск или изменение графика;
  • Служебные записки на премирование, командировку;
  • Согласие на работу в выходной день и др.

3. Согласование в рамках бизнес-процессов

КЭДО обеспечивает автоматическое согласование документов согласно утвержденным в компании маршрутам и правилам, что повышает прозрачность и скорость прохождения бумаг.

4. Информирование сотрудников

Система предоставляет сотрудникам доступ к данным, связанным с их трудовой деятельностью:

  • Информация о предстоящих отпусках;
  • Количество неиспользованных дней отдыха;
  • Справки (например, 2-НДФЛ) и другая важная информация.

5. Подписание внешних договоров

КЭДО также может использоваться для заключения и оформления соглашений с внешними исполнителями:

  • Договоры ГПХ;
  • Акты выполненных работ;
  • Взаимодействие с ИП и самозанятыми лицами.

КЭДО и электронная подпись ЭЦП

Для работы с КЭДО используются три типа электронных подписей:

  1. Простая электронная подпись (ПЭП):
  • Подходит для внутренних документов (графики работы, служебные записки);
  • Не используется для внешних целей.
  1. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП):
  • Подтверждает личность подписавшего и факт внесения изменений;
  • Не подходит для договоров с удаленными сотрудниками или отчетности в госорганы.
  1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП):
  • Самый надежный вариант, приравнивается к собственноручной подписи;
  • Необходима для заключения трудовых договоров, отправки отчетности в СФР и Росстат.

Плюсы КЭДО

Корпоративный электронный документооборот (КЭДО) предлагает множество очевидных плюсов, которые значительно упрощают работу с кадровыми документами. Рассмотрим их подробнее:

Отказ от бумажного документооборота: полный переход на цифровой формат документов обеспечивает сразу несколько выгод:

  • Документы не теряются и всегда доступны в системе;
  • Отпадает необходимость физической передачи бумаг между сотрудниками или отделами;
  • Исключаются затраты на хранение архивов, что особенно актуально для крупных компаний.

Удобный удалённый доступ: благодаря облачным технологиям, как работодатели, так и сотрудники могут взаимодействовать с документами из любой точки мира, где есть интернет. Это удобно не только для оформления стандартных кадровых процедур (приём, перевод, увольнение), но и для сбора справок для ипотеки, визы или других личных нужд.

Автоматизация процессов :программа КЭДО автоматически проверяет корректность заполнения документов, исключая ошибки. Например, система не позволит сотруднику выбрать больше дней отпуска, чем положено по закону или внутренним правилам компании. Это гарантирует, что заявление будет оформлено правильно с первого раза, без необходимости переделок и повторных согласований.

Снижение бюрократической нагрузки: сотрудникам больше не нужно лично посещать отдел кадров или передавать документы через коллег и курьеров. Все операции выполняются онлайн, что экономит время и минимизирует человеческий фактор.

Высокий уровень защиты данных: персональные данные сотрудников надёжно защищены в системе КЭДО. Доступ к ним возможен только у авторизованных лиц, что делает утечку информации практически невозможной. В отличие от бумажных документов, которые могут быть утеряны или скопированы без контроля, электронный формат обеспечивает максимальную безопасность.

Менее очевидные, но важные преимущества

Снижение пиковых нагрузок на HR-службы: в жизни любой компании случаются периоды повышенной нагрузки на кадровые службы: сезон отпусков, массовые премирования, ознакомление с новыми локальными нормативными актами (ЛНА) или переводы сотрудников. В такие моменты традиционный документооборот часто приводит к хаосу: документы теряются, задерживаются или направляются не по назначению. Это вызывает дополнительные ошибки и увеличивает время на исправление недочётов. КЭДО позволяет справиться с этими проблемами легко и эффективно. Система автоматически контролирует движение каждого документа, показывая его текущий статус: кто подписал, кто ещё должен подписать, какие этапы выполнены. Это даёт полный контроль над процессом и помогает избежать авралов даже в самые напряжённые периоды.

Экономия времени и ресурсов: электронный документооборот значительно сокращает время на обработку одного документа. Процесс его создания, согласования и подписания становится быстрее и проще. Кроме того, система позволяет мгновенно оценить общий прогресс по всем документам, что упрощает управление процессами.

Финансовая выгода: хотя стоимость внедрения КЭДО может варьироваться в зависимости от компании, большинство клиентов отмечают, что система окупается в среднесрочной перспективе. Помимо экономии на бумаге, печати и хранении документов, КЭДО повышает удовлетворённость сотрудников, чья работа становится более удобной и менее загруженной рутиной.

Минусы КЭДО

Сопротивление переменам: люди редко стремятся к изменениям, предпочитая оставаться в зоне комфорта, где всё привычно и предсказуемо. Это особенно заметно при внедрении новых технологий, таких как КЭДО. Для успешного перехода на электронный документооборот требуется не только желание, но и решительность со стороны руководства компании. Кто-то из топ-менеджеров должен взять на себя роль «драйвера изменений» — стать инициатором и ответственным за процесс трансформации. В организации нужен человек, который будет выступать заказчиком и защитником проекта.

Существуют также более конкретные опасения. Например, сотрудники могут беспокоиться о безопасности своих персональных данных, которые передаются провайдеру системы КЭДО. Такие страхи можно развеять, объяснив принципы работы системы или выбрав вариант размещения КЭДО внутри корпоративной инфраструктуры. Это означает, что данные будут храниться не в облаке поставщика, а на внутренних серверах компании, где их обработка осуществляется в строгом соответствии с локальными стандартами и процедурами защиты.

Повышение требований к дисциплине: на первый взгляд, это положительный момент, но для некоторых сотрудников он может оказаться вызовом. Бумажные документы допускают определённую гибкость: их можно подписать задним числом или внести изменения «на ходу». С электронной подписью такой подход невозможен. Она требует точности и соблюдения сроков.

Такая строгость иногда создаёт сложности, особенно если документ нужно подписать срочно, а у сотрудника нет доступа к системе. Причины могут быть разными: отсутствие времени, проблемы с интернетом или непривычка к новому формату работы. Однако эти трудности преодолимы при правильной организации процесса и обучении пользователей.

Усиление требований к организации бизнес-процессов: автоматизация, включая внедрение КЭДО, эффективна только тогда, когда она оптимизирует уже хорошо продуманные и отлаженные процессы. Если текущие методы работы хаотичны или плохо структурированы, то автоматизация лишь усугубит проблемы. Поэтому перед внедрением необходимо тщательно проанализировать и доработать существующие бизнес-процессы.

Этот этап может оказаться самым сложным, так как требует глубокого анализа, взаимодействия между отделами и готовности пересмотреть устоявшиеся подходы. Однако именно эта работа становится фундаментом для успешного внедрения системы.

Обязательно ли организации внедрять систему КЭДО?

На сегодняшний день применение корпоративного электронного документооборота (КЭДО) в РФ является обязательным только для определённой категории сотрудников. Речь идёт о тех, кто начал свою трудовую деятельность после 31 декабря 2021 года. Что касается работников, чей стаж начался ранее этой даты, то они имеют право отказаться от перехода на электронный документооборот.

Изначально законодатели рассматривали другую модель внедрения КЭДО. Согласно первоначальным предложениям, если работодатель решал перейти на электронный формат, это становилось обязательным для всех сотрудников автоматически. Исключение составляли лишь те, кто письменно выразил своё несогласие. Однако окончательная версия изменений в Трудовой кодекс была принята с существенными корректировками: теперь перевод на КЭДО возможен только при наличии письменного согласия работника. Если такого заявления нет, использовать электронный документооборот в отношении данного сотрудника запрещено.

Что ждёт нас в будущем неизвестно, прогнозировать изменения в законодательстве достаточно сложно, но тем не менее, можно отметить несколько трендов, которые могут повлиять на дальнейшее развитие КЭДО. Одним из ключевых факторов остаётся курс государства на цифровизацию всех процессов, включая кадровый учёт. Электронный документооборот безусловно упрощает сбор, хранение и анализ данных, и что особенно важно для государственных органов — контроль за соблюдением законодательства.

Примером такого подхода может служить Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 578 , принятый 20 сентября 2022 года. Документ устанавливает единые требования к форматам и составу кадровых документов, оформляемых исключительно в электронном виде. Хотя пока практическое применение этого приказа ограничено, его появление может свидетельствовать о планах создания единого цифрового хранилища для всех кадровых документов. Это ещё раз подтверждает стремление государства активнее интегрировать КЭДО в рабочие процессы компаний.

Может ли КЭДО стать обязательным для всех без исключения? На мой взгляд, в ближайшие годы введение тотальной обязаловки маловероятно. Такой шаг потребует значительных затрат от бизнеса. Например, для полноценного использования электронного документооборота каждому сотруднику необходимо иметь доступ к устройствам — компьютерам, планшетам или смартфонам и выпустить УКЭП. Однако реалии таковы, что не у всех граждан есть современные гаджеты. У части населения до сих пор нет даже кнопочных телефонов, что делает невозможным работу с электронными документами.

Таким образом, хотя тенденция к развитию КЭДО очевидна, её массовое внедрение может быть отложено до тех пор, пока не будут созданы условия для равного доступа всех категорий работников к технологиям.

Кратко о КЭДО

КЭДО — это современное решение для автоматизации кадровых процессов. Оно позволяет компаниям отказаться от бумажного документооборота, сэкономить время и ресурсы, а также обеспечить юридическую защиту документов через использование электронных подписей.

Другие новости ЭЦП и ЭДО