КЭДО

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это система, позволяющая полностью перевести кадровые процессы компании в электронный формат. Она охватывает создание, подписание, хранение и обмен документами между работодателем и сотрудниками без использования бумажных носителей.

Преимущества КЭДО

1. Ускорение процессов:

• Документы создаются и подписываются в режиме реального времени;
• Упрощается взаимодействие с удаленными сотрудниками.

2. Снижение затрат:

• Минимизация расходов на бумагу, печать и архивное хранение;
• Оптимизация рабочего времени HR-специалистов.

3. Юридическая защита:

• Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More), имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.

4. Прозрачность и контроль:

• Статус каждого документа отслеживается онлайн;
• История изменений сохраняется, что снижает риск ошибок или споров.

5. Экологичность:

• Переход на электронный формат способствует снижению использования бумаги, что положительно влияет на экологию.

Какие документы можно перевести в КЭДО?

КЭДО поддерживает работу с широким спектром документов, включая:

• Трудовые договоры;
• Личные карточки работников;
• Штатное расписание;
• Графики отпусков;
• Положения об оплате труда и расчетные листки;
• Положения о персональных данных и согласия на их обработку;
• Приказы и правила внутреннего трудового распорядка.

Исключения: документы, которые нельзя перевести в электронный формат

Некоторые документы по законодательству должны вестись только в бумажном виде:

• Приказы об увольнении;
• Акты о несчастных случаях на производстве;
• Журналы инструктажей по охране труда.

Как работает КЭДО?

1. Создание документа: HR-специалист формирует документ в учетной системе компании;
2. Подписание: документ отправляется сотруднику на подписание с помощью электронной подписи (обычно КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More). Подписание занимает всего несколько минут и доступно с любого устройства (компьютера, смартфона);
3. Отслеживание статуса: система показывает текущий статус документа: создан, отправлен на подписание, подписан, архивирован;
4. Хранение: подписанные документы автоматически сохраняются в защищенном хранилище, где доступны для просмотра и проверки в любое время.

Как внедрить КЭДО в компании?

1. Выбор системы: необходимо выбрать надежного провайдера КЭДО, который соответствует требованиям законодательства;
2. Получение электронных подписей: для работы с КЭДО потребуются квалифицированные электронные подписи (КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More) для всех участников процесса;
3. Обучение сотрудников: важно обучить HR-специалистов и других сотрудников работе с новой системой;
4. Тестирование: провести пробный запуск системы, чтобы выявить возможные сложности;
5. Полный переход: после успешного тестирования можно перевести все кадровые процессы в электронный формат.

Законодательная база

КЭДО регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Трудовой кодекс РФ (статья 312.2 — работа с дистанционными сотрудниками);
• Федеральный закон № 436-ФЗ (электронные трудовые книжки);
• Федеральный закон № 86-ФЗ (электронные листки нетрудоспособности).

КЭДО и электронная подпись ЭЦП

Для работы с КЭДО используются три типа электронных подписей:

1. Простая электронная подпись (ПЭППростая электронная подпись (ПЭП) — это базовый вид электронной подписи, который используется для подтверждения подлинности электронн More):

• Подходит для внутренних документов (графики работы, служебные записки);
• Не используется для внешних целей.

1. Неквалифицированная электронная подпись (НЭПУсиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это разновидность электронной подписи, которая обеспечивает более высокий у More):

• Подтверждает личность подписавшего и факт внесения изменений;
• Не подходит для договоров с удаленными сотрудниками или отчетности в госорганы.

1. Квалифицированная электронная подпись (КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More):

• Самый надежный вариант, приравнивается к собственноручной подписи;
• Необходима для заключения трудовых договоров, отправки отчетности в СФРСФР (Система персонифицированного учета) — это федеральная информационная система, разработанная Пенсионным фондом России (ПФР) и Фонд More и Росстат.

Кратко о КЭДО

КЭДО — это современное решение для автоматизации кадровых процессов. Оно позволяет компаниям отказаться от бумажного документооборота, сэкономить время и ресурсы, а также обеспечить юридическую защиту документов через использование электронных подписей.