ГосЭДО: как работает цифровая система государственного документооборота

Государственный электронный документооборот: переход на цифровую модель

Все государственные органы России в ближайшее время полностью перейдут на безбумажный формат обмена документами, используя единое пространство электронного документооборота — ГосЭДО. Эта система уже сегодня поддерживает работу с структурированными документами, позволяет использовать электронные подписи и отслеживать выполнение цифровых поручений. Из каких компонентов состоит платформа и какие выгоды она приносит чиновникам?

Цифровая система государственного документооборота ГосЭДО
Цифровая система государственного документооборота ГосЭДО

Идея проекта и его запуск

Инициатива по созданию единой цифровой среды для межведомственного документооборота была объявлена правительством в марте 2022 года. Задача заключалась в том, чтобы объединить разрозненные системы различных министерств и ведомств в одну экосистему, работающую по унифицированным стандартам.

Целью реализации стало:

  • Повышение прозрачности работы госорганов;
  • Ускорение обработки документов;
  • Возможность онлайн-контроля за исполнением поручений.

До внедрения ГосЭДО взаимодействие между системами было ограниченным: каждая ведомственная система фиксировала лишь факт получения документа, но не позволяла работать с содержанием, например, отслеживать выполнение конкретных указаний или сроки исполнения.

С появлением ГосЭДО появились централизованные справочники, были разработаны машиночитаемые шаблоны и унифицированные форматы, что позволило автоматизировать контроль поручений, связанных с документами, а также обеспечить их полную прослеживаемость.

Участники проекта

Проект находится под кураторством Минцифры России, техническая реализация осуществляется через ФГАУ НИИ «Восход», который занимается стандартизацией обмена данными. В роли исполнителя выступает Ростелеком, ответственный за создание и эксплуатацию ключевых компонентов системы.

Цели и ожидания от внедрения

Запуск ГосЭДО должен был стать важным этапом цифровой трансформации документооборота внутри государства. Это должно было положительно отразиться на:

  • Скорости прохождения документов;
  • Качестве и оперативности обработки;
  • Дисциплине исполнения поручений со стороны чиновников.

На данный момент продолжается подключение федеральных и региональных органов власти к единому пространству.

Что собой представляет ГосЭДО?

ГосЭДО — это комплекс интегрированных решений, обеспечивающих сквозной цикл работы с документами: от создания до хранения. Он включает:

  • Создание документов;
  • Согласование и направление;
  • Подписание с применением ЭЦП;
  • Регистрацию и учет;
  • Обмен между участниками;
  • Контроль исполнения;
  • Архивирование.

Система организована по плоской модели, где каждый сервис функционирует автономно, но связан общими протоколами и стандартами обмена данными. Такое построение обеспечивает бесперебойную передачу информации между различными уровнями государственной и муниципальной службы.

«ГосЭДО упрощает и автоматизирует процессы взаимодействия между государственными учреждениями, сокращает сроки обработки документов и снижает риски дублирования и ошибок. Это усиливает прозрачность выполнения поручений и способствует более эффективному достижению целей государственных программ», — отметил Дмитрий Григоренко, заместитель председателя правительства РФ — руководитель аппарата правительства.

Прямое участие граждан в этой системе пока не предусмотрено.

Ключевые компоненты ГосЭДО

1. СЭД АП РФ

  • Система электронного документооборота Аппарата Правительства;
  • Разработана Ростелекомом;
  • Полностью переведена на цифровой формат к концу 2023 года;
  • Доля электронных документов в системе увеличилась с 40 процентов (2019 год) до 90 процентов (2025 год).
Результаты внедрения:
  • Время доставки документа в подразделение сократилось с 10 дней до 1 часа;
  • Регистрация исходящих документов — с 4 часов до 10 минут;
  • Подготовка нормативных актов стала быстрее почти на 10 дней;
  • Отправка законопроектов в Госдуму теперь занимает около часа, вместо прежних 10 дней.
Цифровые поручения
  • В системе реализован механизм автоматического отслеживания поручений;
  • В первом полугодии 2024 года 27 ФОИВов начали использовать эту функциональность;
  • Ещё 23 органа планируют перейти на цифровые поручения с 1 января 2025 года.

2. ГИС «ТОР СЭД»

Это облачная система, ориентированная на региональные и местные органы власти, а также другие организации, регулярно взаимодействующие с государственными структурами.

Особенности:
  • Минимально необходимый функционал документооборота;
  • Простота использования;
  • Объединяет более 17 тысяч организаций.

3. Типовое решение СЭД

Базируясь на СЭД АП РФ, Ростелеком предлагает типовой продукт для федеральных органов исполнительной власти.

  • В 2024 году технологию внедряет Минприроды РФ;
  • В 2025 году планируется рассмотреть возможность её применения еще в двух ФОИВ.
Ближайшие планы:
  • Интеграция технологий искусственного интеллекта для анализа и классификации обращений;
  • Автоматическое определение тематики документов;
  • Распознавание рукописного текста;
  • Маршрутизация запросов с назначением ответственных.

4. Ведомственные СЭД

Каждое федеральное ведомство может иметь свою собственную систему электронного документооборота, при этом все они интегрированы в ГосЭДО.

5. МЭДО

  • Платформа для обмена служебной информацией между организациями;
  • Используется свыше 200 федеральных и региональных структур;
  • Среди участников — Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства, а также подчинённые им учреждения.
АРМ МЭДО ДСП
  • Типовое решение для органов власти, у которых нет сертифицированной СЭД;
  • Разработано НИИ «Восход».

6. Облачные подсистемы

Среди них:

  • Единый адресный справочник — содержит актуальные данные о всех участниках документооборота;
  • Шаблонные формы — доступны всем пользователям системы.

Еще одна облачная подсистема отвечает за координацию процессов управления и позволяет отслеживать движение документов и своевременность выполнения поручений. Обе эти платформы также созданы НИИ «Восход».

7. ГИС «Платформа ЦХЭД»

Это Центр хранения электронной документации, поддерживающий юридическую значимость документов на неограниченный срок. На данный момент к нему подключены 50 федеральных органов исполнительной власти.

Что добавят в будущем?

В перспективе к ГосЭДО будет подключена ГИС «Нормотворчество», тестирование которой началось с 1 октября 2024 года. Она позволит:

  • Сделать правовые акты и законопроекты машиночитаемыми;
  • Создать единое рабочее пространство для разработчиков нормативных документов.

В рамках системы можно будет:

  • Приглашать соавторов из других ведомств;
  • Сравнивать варианты формулировок;
  • Генерировать черновики правок автоматически.

Далее проекты актов будут проходить согласование между ведомствами, а затем направляться на публичное обсуждение.

Другие новости ЭЦП и ЭДО