Универсальная машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, предназначенный для легитимного представительства интересов организации или индивидуального предпринимателя перед государственными структурами и контрагентами. Также может называться универсальной электронной доверенностью.
С её помощью один сотрудник может:
Подписывать договоры и коммерческие документы;
Отправлять отчетность в контролирующие органы;
Участвовать в закупочных процедурах.
Формирование доверенности осуществляется по единому шаблону, установленному Минцифры России (версия 003). В документе прописываются:
Реквизиты доверителя;
Данные представителя;
Полномочия, предоставляемые лицу;
Срок действия доверенности.
Когда применяется универсальная МЧД?
Этот формат особенно удобен, когда руководителю необходимо выдать разовое или долгосрочное полномочие сотруднику или стороннему специалисту, не являющемуся сотрудником компании. Например:
Внештатному бухгалтеру,
Юристу аутсорсинговой фирмы,
Представителю при участии в госзакупках.
Такая доверенность позволяет:
Минимизировать количество документов;
Исключить дублирование полномочий;
Использовать одну доверенность во взаимодействии с различными системами: ЕГАИСЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это цифровая платформа, созданная для контроля оборота лек More, ГИС ЭПДГИС ЭПД (Государственная информационная система в сфере торговли) — это федеральная цифровая платформа, созданная Минпромторгом РФ для More, ЕИСЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) — это официальная государственная платформа, созданная для централизованного упра More, ФНС и другими.
С момента 1 сентября 2023 года использование МЧД стало обязательным при обмене электронными документами между организациями и государственными структурами.
Как создать универсальную электронную доверенность?
Процедура оформления проходит через портал Госуслуг в разделе «Доверенности и доступы» личного кабинета организации.
Основные этапы:
Заполнение данных о доверителе и представителе;
Указание перечня полномочий;
Назначение срока действия;
Подписание документа квалифицированной электронной подписью (КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More).
Если доверенность подразумевает подпись несколькими лицами, каждое из них должно сформировать собственный файл подписи, без объединения в один документ.
Технические особенности
Формат файла: XML или PDF;
Подпись: только отсоединённая КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More, соответствующая требованиям законодательства РФ.
Программные средства:
КриптоАРМ ГОСТ 3 — для формирования и проверки подписи;
КриптоПро CSPКриптоПро CSP (Cryptographic Service Provider) — это сертифицированное программное обеспечение для работы с квалифицированной электронной подписью (К More 5.0 — как СКЗИСКЗИ (средства криптографической защиты информации) — это аппаратно-программные решения, предназначенные для обеспечения конфиденциа More для работы с ГОСТ-алгоритмами;
Актив Крипто — поддерживают работу с электронными доверенностями.
Программа КриптоАРМ ГОСТ 3 также обеспечивает корректную проверку доверенностей в формате XMLDSig.
Переход на единый формат доверенности
На момент перехода на унифицированный формат некоторые ведомства уже имели собственные системы:
ФНС — для налоговых взаимодействий;
ЦБ РФ — для финансовых операций;
Пенсионный фонд — для представления интересов в социальных вопросах.
Однако с 1 сентября 2023 года все государственные структуры обязаны принимать универсальный формат МЧД, что позволило стандартизировать процесс представительства и упростить цифровой документооборот.
Преимущества использования МЧД
Единственный документ для всех случаев — заменяет несколько доверенностей;
Юридическая значимость — при наличии квалифицированной подписи;
Автоматизация — легко интегрируется в ERP-системы и сервисы ЭДОЭлектронный документооборот (ЭДО) — это автоматизированная система управления документами, которая позволяет создавать, обрабатывать, More;
Сокращение времени на согласование и оформление полномочий;
Соответствие цифровой трансформации — часть стратегии развития цифрового государства.
Примеры применения
✔ Участие в электронных торгах
Директор выдает доверенность на подписание заявок и контрактов;
Представитель направляет документы в ЕИСЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) — это официальная государственная платформа, созданная для централизованного упра More, используя один сертификат.
✔ Отправка отчётности в ФНС
Бухгалтер, находясь на аутсорсе, получает право подписывать декларации;
Документы направляются через «Мои документы» или 1С-Отчётность.
✔ Работа с контрагентами
Сотрудник может подписывать заказ-заявки, УПДУПД (универсальный передаточный документ) — это унифицированный электронный документ, объединяющий функции нескольких традиционных д More, ЭТрНЭТрН (электронная транспортная накладная) — это цифровой документ, используемый в логистике и цепочках поставок. Он заменяет бумажную т More и другие бумаги;
Это упрощает обмен документами внутри цепочки поставок и логистики.
Будущее МЧД
По мере развития цифрового взаимодействия и увеличения числа удалённых исполнителей, ожидается:
Расширение возможностей доверенности;
Интеграция с мобильными решениями;
Усиление автоматизации в ERP-системах;
Повышение требований к безопасности и проверке полномочий.
Заключение
Универсальная машиночитаемая доверенность — это важный шаг к упрощению документооборота между бизнесом и государством. Она даёт возможность:
Работать с одним документом вместо множества;
Экономить время на согласовании и подписании;
Участвовать в цифровых сделках вне зависимости от формы занятости.
Если ваш бизнес взаимодействует с государственными системами, активно использует внештатных специалистов, работает в сфере госзакупок или логистики — тогда внедрение универсальной МЧД становится необходимым элементом цифровой стратегии.
Для успешного использования важно правильно сформировать доверенность, использовать актуальные криптопровайдеры и следить за обновлениями в форматах, используемых в ЕГАИСЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это цифровая платформа, созданная для контроля оборота лек More, ГИС ЭПДГИС ЭПД (Государственная информационная система в сфере торговли) — это федеральная цифровая платформа, созданная Минпромторгом РФ для More, ЕИСЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) — это официальная государственная платформа, созданная для централизованного упра More и других платформах.
Отзыв сертификата КЭПКЭП — это аббревиатура, которая расшифровывается как «Квалифицированная электронная подпись». Это один из видов электронной подписи, о More через Госуслуги
