ГИС ЭПД

ГИС ЭПД (Государственная информационная система в сфере торговли) — это федеральная цифровая платформа, созданная Минпромторгом РФ для обеспечения контроля за оборотом товаров, подлежащих обязательному сопровождению электронными документами. Система используется для:

  • Отслеживания движения товаров по цепочке поставок;
  • Предотвращения нелегального оборота;
  • Автоматизации обмена электронной транспортной и товарной документацией.

Она интегрирована с ЕГАИС и является частью единой цифровой экосистемы контроля оборота регулируемых категорий товаров, особенно алкогольной и подакцизной продукции.

Основные характеристики

ХарактеристикаОписание
РазработчикМинпромторг России
ФункцияКонтроль за движением товаров
Тип данныхXML-документы: УПД, ЭТрН, заказ-заявка
Срок хранения5 лет
ИнтеграцияС ЕГАИС, ФНС, ГИС МТ, ERP-системами

Назначение ГИС ЭПД

Главные задачи системы:

  1. Обеспечение прозрачности цепочек поставок: отслеживание всех этапов перемещения товара;
  2. Контроль за легальным оборотом: предотвращение контрафакта и незаконного оборота;
  3. Автоматизация документооборота: возможность обмена электронными документами без бумажных аналогов;
  4. Интеграция с другими государственными системами: например, с ЕГАИС, ГИС МТ, ФНС, Росалкогольрегулированием.

Основные функции системы

ФункцияОписание
Электронный документооборотОбмен УПД, ЭТрН, заказ-заявками в формате XML
Инфраструктура открытых ключей (PKI)Все документы подписываются квалифицированной ЭЦП
Контроль целостности и подлинностиПозволяет проверять данные на любом этапе перевозки
Интеграция с участниками рынкаПодключение поставщиков, производителей, дистрибьюторов, ритейлеров
Хранение информацииДанные о товаре сохраняются в течение 5 лет после продажи

Какие документы обрабатываются в ГИС ЭПД?

1. Универсальный передаточный документ (УПД)

  • Заменяет счет-фактуру, ТОРГ-12, акт выполненных работ;
  • Используется при отгрузке товаров между юридическими лицами;
  • Версия: 5.01, 5.02, 5.03.

2. Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

  • Формируется при перевозке товара;
  • Может состоять из нескольких титулов, заполняемых разными участниками;
  • Необходима для работы с алкоголем, табачной продукцией и другими регулируемыми категориями.

3. Заказ-заявка

  • Документ, который может содержать сведения о машиночитаемой доверенности (МЧД);
  • Используется для оформления внутренних и внешних заказов.

Кто обязан использовать ГИС ЭПД?

Обязательное использование системы распространяется на участников оборота следующих категорий товаров:

  • Алкогольная продукция;
  • Подакцизные товары;
  • Лекарственные средства;
  • Табачные изделия;
  • Продукты питания (часть категории — планируется расширение).

Юридические лица и ИП, работающие с вышеперечисленными товарами, должны:

  • Подключиться к системе;
  • Обмениваться документами через ГИС ЭПД;
  • Использовать квалифицированную ЭЦП для подписания документов.

Как работает ГИС ЭПД?

Процесс взаимодействия участников в системе состоит из нескольких шагов:

  1. Создание документа: УПД или ЭТрН формируется в ERP-системе или ЭДО-сервисе;
  2. Подписание квалифицированной ЭЦП: документ подписывается с использованием сертификата, совместимого с системой;
  3. Отправка через ГИС ЭПД: данные попадают в систему и становятся доступны всем участникам цепочки;
  4. Заполнение дополнительных титулов:
  • Перевозчики добавляют информацию о водителе и транспорте;
  • Получатель завершает документ и принимает груз.
  1. Хранение и архивирование: все операции фиксируются в системе и могут быть проверены надзорными органами.

Преимущества использования ГИС ЭПД

  • Сокращение бумажного документооборота: все операции выполняются онлайн, без необходимости печати;
  • Повышение прозрачности: полный контроль за движением товаров внутри страны;
  • Автоматизация взаимодействия с ФНС и контролирующими органами: интеграция с налоговыми и таможенными системами;
  • Повышение эффективности логистики: быстрая обработка документов, уменьшение времени на оформление;
  • Соответствие законодательству: работа вне системы может повлечь административную ответственность.

Требования к участникам

Для полноценного использования ГИС ЭПД организация должна:

  • Подключиться к системе через аккредитованный удостоверяющий центр;
  • Иметь квалифицированную ЭЦП, совместимую с ГИС ЭПД;
  • Установить сертифицированный криптопровайдер (КриптоПро CSP, Вордфейс и др.);
  • Интегрировать в ERP-систему (например, 1С, SAP, Oracle) с ГИС ЭПД;
  • Использовать электронные доверенности (МЧД) при перевозках.

Как подключиться к ГИС ЭПД?

Этап 1: Выбор удостоверяющего центра

Выберите любой аккредитованный УЦ, например:

  • СКБ Контур;
  • КриптоПро;
  • Актив Софт;
  • Удостоверяющий центр ГНИВЦ;

Этап 2: Получение квалифицированной ЭЦП

Пройдите идентификацию (лично или удалённо), получите сертификат и установите его на своё устройство или USB-токен.

Этап 3: Установка криптопровайдера

Установите подходящий провайдер:

  • КриптоПро CSP;
  • Вордфейс;
  • Актив Крипто.

Этап 4: Интеграция с вашей системой

Настройте работу с ERP (1С, SAP и др.) или сервисами ЭДО (Контур.Экстерн, Диадок, СберКорус).

Этап 5: Обмен документами

Через ГИС ЭПД можно обмениваться УПД, ЭТрН, заказ-заявками и другими документами.

Где используется ГИС ЭПД?

КатегорияПрименение
АлкогольОбязательное использование УПД и ЭТрН при отгрузке и перевозке
ТабакИспользуется для контроля доставки и учёта
Подакцизные товарыДля отслеживания движения и исключения неучтённого оборота
Медицинские препаратыРасширение системы для контроля за обращением рецептурных лекарств
ERP-системыИнтеграция с 1С, SAP, Oracle для автоматизации документооборота
ЭДО-платформыПоддерживается большинством сервисов обмена электронными документами

Своевременные обновления

ГИС ЭПД активно развивается, в том числе с выходом версии 5.03:

  • Добавлена возможность получения всех семи титулов ЭТрН даже при переадресовке.
  • Реализована отправка обновлённой строки 5А в УПД, что важно для работы с ЕГАИС.
  • Улучшена работа мобильного приложения: корректное отображение титулов №3 и №4 при изменении грузополучателя.
  • Автоматическое назначение УИД (уникального идентификатора документа) только после успешной валидации.

Такие доработки позволяют повысить скорость обработки документов и упростить работу с государственными системами.

Практические примеры работы

При работе с алкогольной продукцией:

  • Поставщик формирует УПД и ЭТрН;
  • Перевозчик заполняет титулы с данными о водителе и транспорте;
  • Грузополучатель получает документы и подтверждает приёмку;
  • Все данные попадают в ЕГАИС и доступны для проверки.

Во внутреннем документообороте компании:

  • Компания использует ГИС ЭПД для межфилиальных поставок;
  • Документы создаются в 1С и направляются через систему;
  • Это позволяет полностью исключить бумажный документооборот.

Взаимодействие с контрагентами

  • Все документы подписываются ЭЦП и отправляются через ГИС ЭПД;
  • Контрагент получает их уже в формате, готовом к учёту и проверке.

Совместимость с различными системами

СистемаИнтеграция с ГИС ЭПД
ЕГАИСДа — основной канал передачи данных
ФНСДа — данные могут браться из УПД
1СЧерез модуль интеграции
ERP-системыAPI-подключение
Сервисы ЭДОВсе основные платформы поддерживают ГИС ЭПД
ГИС МТПлановая интеграция в будущем

Безопасность и защита данных

  • Все документы подписываются квалифицированной ЭЦП, что обеспечивает их неотказуемость и подлинность;
  • Данные шифруются и передаются по защищённым каналам;
  • Контроль осуществляется через централизованную систему, снижается риск махинаций.

Будущее ГИС ЭПД

По мере развития цифровых технологий и усиления контроля за оборотом товаров, ожидается:

  • Расширение списка обязательных категорий (например, пищевые продукты, бытовая техника).
  • Интеграция с ГИС МТ (Государственная информационная система в сфере закупок).
  • Развитие мобильного функционала — удобство для перевозчиков и торговых агентов.
  • Упрощение процедуры подключения для малого бизнеса и новых товарных групп.

Заключение

ГИС ЭПД — важный элемент цифровой логистики и документооборота в России. Она обеспечивает:

  • Полный контроль за движением товаров;
  • Соответствие требованиям законодательства;
  • Автоматизацию взаимодействия между контрагентами.

Если вы занимаетесь доставкой, продажей или производством регулируемых категорий товаров, внедрение ГИС ЭПД поможет вам:

  • Экономить время;
  • Минимизировать риски;
  • Соответствовать нормативным требованиям.

Другие новости ЭЦП и ЭДО