УПД

УПД (универсальный передаточный документ) — это унифицированный электронный документ, объединяющий функции нескольких традиционных документов: товарной накладной, счета-фактуры и акта приема-передачи. Он используется в системах электронного документооборота (например, ГИС ЭПД) и позволяет заменить сразу несколько первичных документов одним.

Этот формат был внедрен Минфином и ФНС России для упрощения бухгалтерских процессов, автоматизации обмена данными между организациями и соответствия требованиям налогового регулирования.

Основные характеристики УПД

ХарактеристикаОписание
Тип документаБухгалтерская и налоговая документация
ФорматXML
Версии5.01, 5.02, 5.03 и др.
ИспользованиеВзаимодействие между поставщиками и покупателями, включая интеграцию с ГИС ЭПД
Юридическая силаПолная, при наличии квалифицированной электронной подписи

Назначение УПД

Универсальный передаточный документ выполняет следующие функции:

  • Заменяет ТОРГ-12, Акт выполненных работ, Счет-фактуру;
  • Объединяет информацию о товаре, услуге и налоговом учёте в одном файле;
  • Автоматизирует взаимодействие между контрагентами, особенно в сфере B2B;
  • Сокращает время на оформление отгрузки или оказания услуг;
  • Обеспечивает полноту информации, необходимой как для бухгалтерского учета, так и для проверки в налоговых органах.

Где применяется УПД?

1. В системе ГИС ЭПД: УПД активно используется в рамках государственной системы «Электронный документооборот в цепочках поставок» (ГИС ЭПД), которая обязательна для участников оборота определённых категорий товаров, например, алкогольной продукции, подакцизных товаров, а также товаров, попадающих под маркировку ЕГАИС;

2. Межфилиальное взаимодействие: позволяет оформлять внутренние операции между филиалами одной компании без необходимости формировать несколько отдельных документов;

3. Взаимодействие с контрагентами: подходит для использования в любых сделках, где требуется:

  • Подтверждение факта отгрузки/приёмки;
  • Расчёт НДС;
  • Оформление первичной документации.

4. Интеграция с ERP-системами: многие предприятия внедряют УПД в свои ERP-системы (1С, SAP, Oracle) для автоматизации документооборота и снижения административной нагрузки.

Структура УПД

УПД состоит из нескольких разделов, каждый из которых содержит важную информацию:

РазделСодержание
Раздел 1Общие данные: номер, дата, тип операции
Раздел 2Информация о поставщике и получателе
Раздел 3Данные о грузоотправителе и грузополучателе
Раздел 4Сведения о транспорте и водителе
Раздел 5Информация о товаре или услуге
Раздел 6Подписи сторон
Раздел 7Дополнительные реквизиты (в т.ч. МЧД – машиночитаемая доверенность)

В версии УПД 5.03 добавлен новый реквизит — строка 5А, которая используется для указания дополнительных данных о товаре, необходимых для контроля в системе ЕГАИС и ГИС ЭПД.

Преимущества использования УПД

  • Единый документ вместо нескольких — упрощает работу бухгалтерии и логистики;
  • Экономия времени — не нужно заполнять разные формы для разных целей;
  • Соответствие законодательству — учитывает все требования ФНС и Минфина;
  • Автоматизация — легко интегрируется в ERP и CRM системы;
  • Электронный документооборот — позволяет работать без бумажного документа.

Версии УПД

ВерсияОсобенности
УПД 5.01Первая официальная редакция, объединяющая ТОРГ-12 и Счет-фактуру
УПД 5.02Добавлена поддержка машиночитаемой доверенности (МЧД)
УПД 5.03Расширены поля для работы с ЕГАИС и ГИС ЭПД, добавлена строка 5А

Каждое обновление направлено на улучшение взаимодействия с контролирующими системами и расширение возможностей документа.

Как работает УПД?

Процесс обмена УПД выглядит следующим образом:

  1. Создание документа в ERP-системе или сервисе ЭДО;
  2. Подписание квалифицированной ЭЦП;
  3. Отправка через ГИС ЭПД или другую платформу ЭДО;
  4. Автоматическая обработка получателем;
  5. Проверка данных и зачисление в учётную систему.

УПД и ГИС ЭПД

ГИС ЭПД (Государственная информационная система в сфере торговли) требует обязательного использования УПД при работе с алкоголем, табаком, подакцизными и другими контролируемыми товарами.

С помощью УПД можно:

  • Отслеживать движение товаров по цепочке поставок;
  • Обеспечивать прозрачность и соответствие нормам ЕГАИС;
  • Автоматически отправлять данные в ФНС и Росалкогольрегулирование.

Как получить и использовать УПД?

  1. Выберите подходящую версию УПД (5.01, 5.02, 5.03);
  2. Настройте систему ЭДО (например, Контур.Экстерн, Диадок, СберКорус, Эвотор, Линкпост и др.);
  3. Установите криптопровайдер и сертификат ЭЦП;
  4. Формируйте документы внутри своей учетной системы;
  5. Обменивайтесь с контрагентами в электронном виде.

Совместимость с различными системами

СистемаПоддержка УПД
ГИС ЭПДПолная
ЕГАИСДа, начиная с версии 5.02
1СПоддерживается через плагины и модули
ERP-системыИнтеграция через API и XML-обмен
Сервисы ЭДОВсе основные провайдеры поддерживают УПД

Чем отличается УПД от других документов?

ПоказательУПДТОРГ-12Счет-фактура
Единая форма✅❌❌
Налоговые данные✅❌✅
Логистические данные✅✅❌
Может заменить другие✅❌❌
Поддержка в ГИС ЭПД✅❌❌

Зачем нужен УПД бизнесу?

  • Сокращение бумажного документооборота — всё можно сделать онлайн;
  • Ускорение отгрузки и приемки — нет необходимости ждать несколько документов;
  • Повышение прозрачности — вся информация в одном месте;
  • Соответствие законодательству — особенно важно при работе с контролируемыми товарами;
  • Удобство для IT-интеграции — один формат вместо нескольких стандартов.

Примеры использования УПД

При продаже алкоголя:

  • УПД формируется с указанием всех необходимых реквизитов, включая данные из ЕГАИС;
  • Отправляется в ГИС ЭПД и контрагенту;
  • Контрагент принимает документ и автоматически формирует на его основе счет-фактуру и накладную.

При перевозке подакцизных товаров:

  • В УПД указываются данные о транспортировке, МЧД, акцизных марках;
  • Это позволяет отследить перемещение товаров и соблюсти требования контрольных органов.

Во внутреннем документообороте:

  • УПД может использоваться для оформления межфилиального оборота;
  • Позволяет сократить количество форм и ускорить документооборот внутри группы компаний.

Как проверить УПД?

Вы можете проверить корректность формирования УПД с помощью:

  • Сервисов ФНС (например, «Прозрачный бизнес»);
  • ГИС ЭПД — там же можно отследить прохождение документа;
  • Средств ЭДО — большинство платформ предоставляют проверку форматов и автоматическое исправление ошибок;
  • XML-валидаторов — для технической сверки схемы документа.

Будущее УПД

В связи с развитием цифрового документооборота, УПД будет становиться стандартом не только для специфических отраслей, но и для общего делового оборота. Возможно, со временем он станет основным документом, используемым во всей цепочке поставок, что упростит взаимодействие между юридическими лицами и государственными системами.

Вывод

УПД — это шаг к цифровому будущему документооборота. Он позволяет сократить бюрократию, повысить прозрачность и ускорить документооборот между контрагентами. Его использование особенно актуально при работе с контролируемыми товарами, где важно соблюдение требований регулятора.

Другие новости ЭЦП и ЭДО